Privacybeleid Scouting Hank

Scouting Hank verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Hank via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland (SOL). Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier De gegevens worden ingevoerd in Scouts Online (SOL). De inschrijfformulieren worden in een map in de speltakkast opgeslagen. Deze kast is afgesloten en alleen toegankelijk voor de leiding van de desbetreffende speltak.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Hank hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die jaarlijks per hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De oude lijsten worden dan vernietigd. De ingeleverde gezondsheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Hank mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier welke tijdens een opkomst wordt uitgedeeld danwel wel via email aan de de ouders wordt verstuurd. Deze gegevens worden tot maximaal 1 maand na de activiteit bewaard.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Alleen de penningmeester van de Scouting Hank heeft inzicht in de financiële gegevens.

Verklaring Omtrend Gedrag (VOG)

Voor al onze vrijwilligers die lid zijn van Scouting Hank vragen wij een vrijwilligers VOG aan. Deze aanvragen worden via SOL ingediend bij Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Wij vragen een screening aan op informatie, geld, aansturen organisatie en personen.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten kast bewaard. De contactgegevens van leden die Scouting Hank verlaten worden vernietigd. Ook heeft iedere speltak een digitale lijst met naam en emailadres om de leden/ouder(s) te informeren over opkomsten. Sommige speltakken maken gebruik van een Whatsapp groep hiervoor gebruiken we het mobiele nummer van de leden/ouder(s). Dit altijd met toestemming.

Ondersteuningsdatabank

Scouting Hank maakt gebruik van een ondersteuningsdatabank voor ouders van jeugdleden. Hierin worden contactgegevens verwerkt van de ouders die zich hiervoor hebben opgegeven. De databank wordt verspreidt onder onze vrijwilligers, welke de ouders dan op basis van aangegeven interesse kunnen benaderen. Daarnaast kunnen de ouders ook benaderd worden voor grotere activiteiten. In dat geval wordt er een algemene mail gestuurd.

Online media

Scouting Hank maakt gebruik van e-mail om relevante lidmaatschapsinformatie te delen. Alle leden ontvangen deze informatie op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out. Op www.scoutinghank.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Hank maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Hank en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken. 

Datalekken

Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Hank binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Wijzigingen privacybeleid

Scouting Hank behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid met enige regelmaat te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.scoutinghank.nl

Disclaimer

De inhoud van www.scoutinghank.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Scouting Hank tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Scouting Hank expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor jouw eigen rekening en risico. Scouting Hank garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren